Écrire un document officiel

Il y a toujours un moment où il faut écrire un document officiel. Que ce soit professionnellement ou personnellement. Par exemple, les rapports de stages et lettres de candidatures qu’elles soient manuscrites ou dactylographiés (mot compliqué pour dire tapé dans un traitement de texte). Aujourd’hui, je vous partage ce que j’ai appris sur ce que l’on attend dans ce genre de document sur le fond comme sur la forme.

 


Mise en forme


La mise en forme est toujours restée la même, dans les grandes lignes depuis bien des années ! Je vous mets un exemple juste ici pour que vous voyez :

 

exemple de document

 

 

Il faut toujours signalé sur un document :

  • de qui ça part (nous),
  • le lieu, la date,
  • l’objet
  • la signature à la fin

Ne pas mettre le destinataire si ce n’est pas une lettre !

ATTENTION (pour les professionnels/stagiaires) : dans une entreprise, souvent il y a une charte graphique qui permet de faire tous les documents officiels internes comme externes. Il faut s’y référer pour la mise en forme !

 

 


Contenu


 

  • Établir qui est destinataire

En fonction de la personne qui reçoit le papier, vous allez adapter votre texte. Par exemple, si ce sont des professionnels, vous pouvez utiliser des mots techniques du jargon professionnel.

  • Langage soutenu/vouvoiement

Point logique me direz-vous. Du type de langage dépendra la crédibilité de votre papier. Donc il ne faut pas le prendre à la légère ! Prenez le temps de faire vos phrases et si vous avez un doute, regardez sur internet ou un dictionnaire.

Ce qui est intéressant aussi est, de regarder ceux des autres et de s’en inspirer pour les tournures de phrases (ce qui, on va pas se mentir est le plus compliqué).

  • Impression d’accompagnement

Ce qui me surprend toujours dans ces documents c’est la douceur. C’est doux, les mots nous accompagnent. Pour avoir cet effet-ci il faut : une idée, une phrase (ou un paragraphe). Comme au collège. Je ne dis pas qu’il faut 3 mots par phrase. Il faut juste que ce soit explicite en une phrase/paragraphe.

Retrouvez plus d’idées à la fin dans la partie « Conseils »

  • Court et léger

Allez directement à l’essentiel et aérez vos lignes. N’hésitez pas à couper en paragraphes. Si ce n’est pas un compte rendu ou un rapport, faites simple.

  • Exposer les faits

Votre document parle de quelque chose alors il faut faire une sorte d’introduction simple et après entrer plus dans le détails.

 


Conseils


 

Vous avez l’impression de vous répéter ? N’hésitez pas à utiliser des synonymes pour changer votre lexique !

Usez et abusez des « transmettre », « découvrir », « présenter », « poursuivre » …. (idée d’accompagnement).

Ne pas trop utiliser de verbe trop vus et revus : « être », « avoir », « faire ». DIVERSIFIER ! Ces verbes alourdissent la lecture.

Établir la ligne directrice de votre texte : se poser et mettre à plat vos idées sous forme de points, ensuite les mettre en ordre et enfin les écrire.

Bien connaitre votre sujet : Quand on maîtrise le sujet on a certes envie de parler de tout mais surtout, on va plus facilement arriver à constituer son texte ! Donc savoir de quoi je parle me permets de parler avec intelligence et ne pas écrire beaucoup de mots sans beaucoup de sens.

N’oubliez pas de vous faire relire : avoir un autre point de vue aide !


 

Personnellement, je n’avais jamais vraiment fait attention à la manière dont j’écrivais mes lettres. On m’avait appris la forme, mais le fond était très instinctif. A force d’en faire (et d’en lire) j’ai vu quels étaient les points de ressemblances et je me suis adaptée. Ce type de conseils s’applique à tous les documents écrits finalement, donc autant en profiter !

 


 

 

Je pourrais vous faire un article plus en détails sur le contenu avec comment rédiger un texte (selon la cible). N’hésitez pas à me le dire 😉

 

Kisses,

Mélanie

 

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7 réflexions sur “Écrire un document officiel

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